Bestuur 2010-2011

Beleidsnota van de Penningmeester

De taak van de penningmeester is het zorgdragen voor de financiële gezondheid van de vereniging. Het is niet de bedoeling dat de vereniging winst maakt, maar haar geld gebruikt om informatieve en sociale activiteiten te organiseren. Het is een grote verantwoordelijkheid, maar ook een hele eer, om een jaar lang het financiele bewind van onze vereniging te voeren. Om dit uit te voeren zal ik onder andere:

• een boekhouding bijhouden.
• goed contact met de commissies onderhouden, door regelmatig te overleggen.
• sponsorgeld innen.
• op zoek gaan naar nieuwe sponsoren en jaarcontracten.

Mochten er lastige zaken op mijn pad komen, dan kan ik altijd terugvallen op de Financiële Commissie.

De congrescommissie, commissie ter redactie van de Folia Pharmaceutica en de internationale commissie halen hun eigen sponsoren binnen. Zo regelt de penningmeester van de commissie zijn eigen inkomsten. Wanneer ze uitgaven willen doen in het belang van de commissie, gaat dat in overleg met mij.

De penningmeesters van deze commissies zullen een handig boekhoudprogramma, een commissiegrootboek, bijhouden. In dit bestand kan de penningmeester van de commissie dan alles bijhouden en is snel te zien wanneer iets niet klopt. Dit programma is door een van mijn voorgangers al gemaakt. Naar mijn mening werkt dit programma erg goed en ik wil hier dan ook graag in mijn jaar gebruik van maken.

De overige commissies hebben aanzienlijk minder kosten en inkomsten daarom houdt ik hiervan de financiën bij.

Voor een optimaal functioneren van de penningmeesters van de commissies, zijn enkele hulpmiddelen onmisbaar. Om te voorkomen dat elke commissie veel tijd kwijt is aan ‘standaardzaken', wil ik er voor zorgen dat zij over de volgende dingen beschikken:

• Een uitgebreide sponsorlijst, met namen van contactpersonen. Samen met de penningmeester der commissies streef ik ernaar deze zo up-to-date mogelijk te houden en deze aan te vullen waar nodig.
• Een voorbeeld-factuur en een voorbeeld-sponsorbrief. Veel commissies stellen deze zelf al op, maar dit is niet altijd het geval. Op zijn minst wil ik dan deze sponsorbrieven en facturen controleren en tips geven voor eventuele verbeteringen.

Mijn doel is met alle penningmeesters van de commissies snel een afspraak te maken om toe te lichten hoe ze het beste resultaat kunnen halen. Ook wil ik ze bovenstaande hulpmiddelen dan overhandigen. Tijdens dit overleg kan ik ze ook uitleg geven hoe deze bestanden te gebruiken.

Ik ben van plan mij voor 108% in te zetten om van het bestuursjaar 2010-2011 een financieel gezond jaar te maken en de goede lijn van mijn voorgangers voort te zetten. Ik streef naar goed contact met de sponsoren en commissies, maar natuurlijk ook met andere leden en afdelingsbesturen. Het zal een mooi en uitdagend jaar worden, waarvoor ik veel creativiteit en daadkracht nodig zal hebben.

Ik heb er erg veel zin in!

Kees Scheffers
h.t. penningmeester